Product Manual

從第一次設定，
到每月報表。

影片適合快速建立印象；這份說明依實際工作順序，把客戶、案件與行事曆、文件例稿、月報簿冊、資料檢查與備份逐段說清楚。

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Daily order
客戶
試算
案件
行事曆
文件
報表
檢查／備份

Start here

先選擇單機或連機模式，再完成兩項關鍵設定。

Tutorial 01

單機模式與連機模式

第一次開啟浣熊尾巴公證人管理系統時，先依實際使用方式選擇模式。單機模式在本機完成授權；連機模式則讓同一事務所內的客機連到已啟用的主機。

01

單機模式：輸入金鑰後直接進入

適合只在一台電腦使用，或把這台電腦作為事務所的主機。第一次啟用完成後，日後開啟程式即可直接進入。

  1. 1.在啟用畫面上方選擇「主機單機模式」。
  2. 2.把收到的 16 碼系統授權金鑰貼到「KEY…」欄位。
  3. 3.按下方的浣熊圖示驗證；驗證成功後會直接進入浣熊尾巴公證人管理系統。
02

連機模式：自動找到主機後連線

適合同一事務所內多台電腦共用資料。主機須先完成啟用，並保持開機及開啟浣熊尾巴公證人管理系統。

  1. 1.在客機的啟用畫面選擇「客機連線模式」，系統會先自動偵測同一區域網路內的主機 IP。
  2. 2.找到主機後，輸入主機端設定的連線短密碼即可登入；若沒有自動找到，也可以按「尋找」或手動輸入主機 IP。
  3. 3.主機與客機必須位於同一場所，並連接同一個區域網路，例如同一台路由器的有線網路或 Wi-Fi；訪客 Wi-Fi、不同場所或一般外網無法直接連線。
  4. 4.若主機開著卻仍找不到，請到主機的「管理事務所」使用「聯機健康檢查」；若顯示防火牆阻擋，再按「修復防火牆」並允許 Windows 的系統管理員確認。

連機異常時不要直接關閉整個防火牆。先確認兩台電腦連在同一個非訪客網路，再使用主機內建的「聯機健康檢查」與「修復防火牆」。

上方可切換「主機單機模式」與「客機連線模式」。

Tutorial 02

指定文件下載根目錄

這個位置用來存放浣熊尾巴公證人管理系統匯出的 Word、Excel 與 PDF。建議先準備一個正式文件專用資料夾，不要長期放在桌面或下載資料夾。

  1. 01先在檔案總管建立專用資料夾，例如「文件\浣熊尾巴公證人管理系統正式文件」。若多人共用，請先確認所有使用者都有存取權限。
  2. 02開啟浣熊尾巴公證人管理系統，從右上方進入「管理事務所」，向下找到「文件下載設定」。
  3. 03按「選擇資料夾」，選取剛建立的正式文件資料夾；畫面會顯示完整路徑。
  4. 04依工作習慣決定是否啟用「下載完成後自動開啟」、「依日期建立資料夾」及案號分類選項。
  5. 05捲到設定頁最下方按「儲存設定」，再回到一筆示範案件匯出文件。
  6. 06到檔案總管確認文件真的出現在指定位置，且日期、案號資料夾及檔名符合預期。

文件下載根目錄只保存匯出的文件，不包含客戶、案件與系統設定；它不能取代資料庫備份。

浣熊尾巴公證人管理系統實機畫面 · 範例資料

Tutorial 03

設定資料庫備份

資料庫保存客戶、案件與系統設定。建議把備份放在 Google Drive 電腦版的同步資料夾，並在設定完成後立刻做一次測試備份。

  1. 01先安裝並登入 Google Drive 電腦版，等檔案總管中出現可正常開啟的雲端硬碟位置。
  2. 02在「我的雲端硬碟」內建立「浣熊尾巴公證人管理系統資料庫備份」資料夾；不要照抄截圖中的測試路徑。
  3. 03進入浣熊尾巴公證人管理系統的「管理事務所」，向下找到「資料庫自動備份」，按「選擇資料夾」並指定剛建立的雲端資料夾。
  4. 04選擇自動備份頻率。一般事務所可先設為每 2 小時，再依案件量與設備使用情況調整。
  5. 05先儲存設定，再按「立即備份一次」；等待系統顯示備份完成。
  6. 06到 Google Drive 資料夾確認出現新的 .db 備份檔，並等候同步圖示顯示完成。
  7. 07每週抽查最新檔案的日期與時間。需要還原時，先讓所有使用者停止操作並另存目前資料庫。

「從備份還原」會覆蓋目前資料。還原前務必確認備份日期與檔案來源；不確定時先聯絡支援。

浣熊尾巴公證人管理系統實機畫面 · 範例資料

01

First setup

第一次使用前，先把事務所環境設定好

完成授權後，浣熊尾巴公證人管理系統會依照事務所資料、目前使用者、下載位置與備份路徑處理後續文件。先完成這一段，可以避免文件字號、檔案位置或聯機資料歸屬出錯。

01

先完成授權驗證

單機使用者在「主機單機模式」輸入 16 碼授權金鑰，驗證成功後即可直接進入；其他電腦則選擇「客機連線模式」，由系統自動尋找同一區域網路內的主機，再輸入連線短密碼。

02

進入「管理事務所」

填寫所屬法院、事務所統編、地址、電話、電子信箱與 LINE 等基本資料；這些欄位會依文件種類帶入輸出內容。

03

建立公證人與助理名單

設定公證人姓名、專屬字號與助理人員。完成後，日常操作前請先在上方導覽列選擇目前使用者。

04

指定文件下載根目錄

可選擇正式文件的存放位置、是否在下載後自動開啟，以及是否依日期或案號建立資料夾。

05

設定資料庫備份

選擇 Google Drive 電腦版中的同步資料夾作為備份位置，再設定背景備份頻率；也可先手動執行一次確認路徑可用。

Office setup

先把事務所資料與人員名單填完整。

第一張核對會帶入案號與文件的事務所資料；第二張建立公證人專屬字號與助理名單。兩邊都完成後，再從導覽列選擇目前使用者。

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01

事務所基本資料

所屬法院請填全銜；法院簡稱會用於案號。統編、地址、電話、傳真、信箱與 LINE 會依文件種類帶入，正式使用前應逐欄核對。

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02

公證人與助理名單

先新增公證人、填入姓名與專屬字號並指定預設人員，再新增助理並確認在職開關。專屬字號會影響案件取號，請勿隨意更改。

Important

如果已設定使用者卻尚未選擇目前使用者，部分新增、編輯與設定功能會被鎖定。這是為了避免多人作業時資料歸屬不清。

02

Client records

客戶可以先建立，也可以在案件中新增

建議先建立客戶主檔，方便查重與沿用資料；實際收件時也能直接在新增案件畫面搜尋、新增或暫存當事人，不必先離開案件。

01

先搜尋是否已有資料

進入「客戶管理」，用姓名、身分證字號／統編或電話搜尋。確認沒有重複資料後，再按「新增客戶」。

02

也可以從新增案件直接補資料

在案件的「案件請求人」區輸入姓名、證號或電話搜尋；找不到時可按「新增客戶資料」，或先暫存待確認當事人，之後再補齊主檔。

03

調整當事人順序與稱謂

每位當事人右上方可往上或往下移動；稱謂欄可選請求人、相對人、代理人等預設值，也能直接輸入個案需要的自訂稱謂。

04

需要修改重要資料時仔細核對

姓名、身分證／統編、生日、電話或地址變更時，系統會顯示變更前後內容與受影響案件，確認後才同步更新。

05

從客戶詳細頁回看歷史案件

客戶與案件建立關聯後，可從客戶詳細頁找到過去案件，再回到案件內容、文件或卷宗。

Client form

新增客戶時，先選身分類型再填主檔。

自然人、法人與其他身分類型會顯示不同欄位。完成姓名、證號、電話、生日與地址後，再視需要加入代理人或保證人；按「儲存並檢查」前先看完防呆提示。

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01

新增客戶資料

可從客戶管理按「新增客戶」，也能在新增案件時直接開啟同一份表單。若只是收件當下資料不齊，可先暫存待確認當事人，之後再補成正式主檔。

Important

身分證字號與統編會檢查格式及檢查碼。若原始文件確實屬於例外情況，仍應在儲存前再次核對。

03

Fee calculation

先試算，再把確認過的金額帶回案件

費用試算依公證或認證、案件類型與實際條件逐步計算。系統協助整理計算項目，但正式收費前仍應由使用者確認案件事實與適用條件。

01

從案件「計算機」，或右上「更多 → 費用試算」開啟

正在建立案件時，可使用案件上方的「計算機」並把確認過的結果帶回目前案件；若尚未進入案件，也可從程式右上角「更多 → 費用試算」先獨立開啟。進入後先選擇公證或認證，再選擇租賃、一般法律行為、遺囑、扶養或其他適用情境。

02

依畫面輸入試算參數

填入標的現值、租金、期間、押金或其他條件；不同案件類型會出現對應欄位與計算方式。

03

逐項確認加成與份數

強制執行約款、夜間／病榻、外文作成、份數與其他加收項目，都應依個案實際情況確認。

04

將試算結果帶入案件

確認右側試算結果與明細後，再把標的金額及費用帶入案件欄位，供收據與後續文件使用。

Fee calculator

條件、計算明細與試算結果放在同一個視窗。

先選公證或認證與案件類型，再輸入現值、租金、期間、押金、份數與加收條件。右側會同步顯示計算基礎與預估費用，確認後才把金額帶回案件。

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01

2026 公認證費用試算機

範例畫面以房屋租賃輸入每平方公尺月租與出租面積。試算機可協助整理計算，但不會取代對案件事實、法規與實際收費的人工核對。

Important

試算結果是案件建檔的輔助資料；強制執行內容、收據金額與文件文字仍應在正式輸出前再檢查一次。

04

Case management

建立案件，讓後續文件都使用同一份資料

案件存檔後才會取得完整的案件識別，後續文件、QR、掃描歸檔與電子卷宗才能穩定綁定在同一筆資料上。

點擊畫面可放大查看介面細節。

客人臨時取消

預打案件移到垃圾桶，再建立新案件。

這個流程適用於尚未正式辦理、客人已確定取消的預打案件。不要直接把取消案件改成另一位客人的資料；保留原案件在垃圾桶中的紀錄，再另外新增一筆案件，資料會比較清楚。

  1. 01

    回到案件管理

    先離開案件編輯畫面，在案件清單找到客人取消的那筆預打案件，並再次核對案號與當事人。

  2. 02

    移到垃圾桶

    按該列最右側的垃圾桶圖示，確認「將此案件移至垃圾桶」。案件仍可從「已刪除」清單查看或復原。

  3. 03

    重新新增案件

    回到一般案件清單，按「新增案件」，選擇正確的公證或認證類型、公證人及日期，再輸入新客人的資料。

  4. 04

    儲存前核對案號

    若取消案原本是目前最後一號，新案件在相同年度、相同公證／認證類型及相同公證人字別下，會取得取消案件原先使用的案號。

系統不是覆寫舊案件，而是取號時不計入垃圾桶案件。只有刪除目前最後一號時，下一筆符合相同取號條件的新案件才會接回該號；中間缺號不會自動補齊。若該案號已被新案件使用，日後復原垃圾桶案件時，系統會提示衝突並在確認後替復原案件重新取號。

01

按「新增案件」並選擇公證或認證

案件類型會影響案號字別、預設案由與後續可輸出的文件。若在舊案中切換類型，請先確認不是誤把舊案改成新案。

02

確認系統自動排入的案號、流水號與日期

新增案件時，系統會依年度、公證／認證類型、公證人字別及現有案件，自動帶入下一個案號與收件流水號；遇到特殊情況仍可手動編輯。儲存前請再確認案號、流水號、收案日期與預計結案日期，這些資料也會影響文件命名與卷宗資料夾。

03

設定分類、金額與強制執行摘要

選擇主分類、子分類並填入標的金額。案件頁的強制執行摘要會供請求書與登記簿使用。

04

加入當事人並確認角色

可搜尋既有客戶，也可在本頁新增或暫存待確認當事人。加入後可上下移動順序、套用預設稱謂或直接輸入自訂稱謂。

05

用搜尋接續處理舊案

回到案件清單後，可用案號、流水號、當事人、案件類型或關鍵字搜尋；客戶管理則可依姓名、公司名、證號與電話搜尋。

06

先儲存，再輸出正式文件

儲存後確認畫面顯示已同步，再進行請求書、公認證書、收據、掃描封面或電子卷宗操作。

07

到行事曆確認案件與待辦

案件儲存後會依案件日期顯示在行事曆；補件、期限與後續追蹤可加入待辦，管理事務所也能設定每月送月報表等固定行程。

Important

聯機版中，同一案件同時間只建議由一位使用者編輯。若顯示案件正被鎖定，先確認對方已離開再接管，避免資料互相覆蓋。

05

Documents

產出文件：先編輯、再輸出、最後核對

案件頁的輸出區可產生封面、請求書、公證書或認證書與收據。公認證書會先進入專用編輯視窗：稱謂、強制執行約款、例稿與個案文字都確認完成後，才下載正式 Word 文件。

Start · 01

先在案件頁確認資料，再一路捲到最下方

  1. 01開啟要製作文件的案件，先確認上方顯示「已同步」，並核對案號、日期、主分類、子分類、標的金額與強制執行摘要。
  2. 02接著核對當事人的姓名、順序與稱謂。個資或案件條件有錯，應先在案件頁修正並儲存，不要等文件產出後才改 Word。
  3. 03確認無誤後，在同一張案件頁向下捲動；四類文件的入口不在導覽列，也不在匯出中心，而是在案件最下方。

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Start · 02

四類文件都從案件最下方的輸出區開始

  1. 01捲過文件份數、收費明細、案件備註與案件文件後，找到「案件文件輸出」。先再看一次收費總計與輸出方式標籤。
  2. 02「匯出封面」與「匯出請求書」直接依已儲存案件產出；「匯出公證書／認證書」會先進入專用編輯器；「匯出收據」會先讓你選擇繳款人。
  3. 03若按鈕不能使用，先回到案件上方確認案件已儲存、畫面已同步，並確認導覽列已選擇目前使用者。

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Editor · 03

按「匯出公證書」後，先核對帶入內容與稱謂

  1. 01從案件最下方按「匯出公證書／認證書」才會進入這個視窗；右上角先確認製作日期，再核對年度、案號、文書名稱與標的金額。
  2. 02基本資料與當事人由案件帶入。個資有誤時先回案件或客戶主檔修正，不要只改文件表面文字。
  3. 03切換「預設稱謂」或「甲方／乙方」只先改這份文件的顯示；要更新案件頁角色時才按「同步到案件資料」。

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Enforcement · 04

先辨識可勾選的約款、文字區與例稿工具

  1. 01案件頁的「第1、2款」只是一段供請求書與登記簿使用的摘要；公證書仍要依實際契約勾選金錢、返還房屋、租金／違約金等具體約款。
  2. 02尚未勾選時，下方強制執行文字會顯示「無。」；不要直接在空白文字區硬打整段，先用上方核取方塊建立正確組合。
  3. 03需要軟體沒有提供的約款時，按右上「新增選項」，依序輸入名稱、勾選後帶入的全文與所屬款次。

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Enforcement · 05

勾選約款後，全文會立刻在下方自動重組

  1. 01勾選「租金／違約金」後，對應核取方塊會顯示選取狀態，下方文字區同時出現完整例稿；再勾其他項目時，系統會重新組合全文。
  2. 02逐句核對給付義務、返還標的、違約金及款次是否符合本案。取消勾選時，對應的自動例稿也會從組合中移除。
  3. 03上方黃色提示會比較案件頁摘要與目前文件勾選結果；只有確定要讓請求書摘要跟著變動時，才按「同步到案件資料」。

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Enforcement template

內建約款不合用時，新增自己的強制執行例稿。

這裡新增的是一個可重複勾選的「強制執行約款」，不是整份公證書例稿。輪播會把按鈕位置、名稱、完整文字、法條款次與勾選後結果分開示範。

01
建立位置

強制執行約定事項右上方的「＋新增選項」。

02
保存內容

輸入容易辨認的名稱、完整約款及第 13 條款次。

03
套用結果

勾選後，約款文字與法條依據會一起帶入正文。

Manual gallery

手動切換，每張只說明一個動作；點擊畫面可看完整大圖。

01 / 06

Enforcement template · 01

先在「強制執行約定事項」按新增選項

點選紅圈處建立新的強制執行選項。

  1. 01進入公證書編輯視窗，捲到「強制執行約定事項」。
  2. 02確認目前清單內還沒有要建立的自訂項目。
  3. 03按右上角「＋新增選項」，依序進入名稱、全文與款次三個提示視窗。

款次不是備註：它會決定「公證之本旨及法條依據」自動帶入第壹拾參條第壹項的哪一款。輸入前請先確認本案法律關係，輸出後再逐字核對。

Document snippet

正文有常用句時，替單一欄位新增自己的例稿按鈕。

「新增按鈕」只保存目前這一個正文欄位的常用句，適合反覆使用的闡明、體驗或法條文字；個案姓名、日期與金額仍應留在案件內編輯。

01
選擇欄位

在要保存的正文欄位右側按「新增按鈕」。

02
命名與輸入

填寫短按鈕名稱，再輸入日後要完整帶入的文字。

03
套用或刪除

按藍色按鈕可帶入文字；最右側小 × 可刪除自訂按鈕。

Manual gallery

手動切換，每張只說明一個動作；點擊畫面可看完整大圖。

01 / 06

Document snippet · 01

先選定正文欄位，再按它右側的新增按鈕

這組操作只管理單一正文欄位的常用句。畫面以「請求公證之法律行為或私權事實」為例，其他正文欄位的操作相同。

  1. 01找到要保存常用句的正文欄位。
  2. 02按同一列最右側「＋新增按鈕」；不要回到上方強制執行區按「新增選項」。
  3. 03常用句只會出現在建立它的欄位，不會改成整份契約類型。

藍色按鈕名稱用來套用或移出文字；最右側小 × 才是刪除按鈕。刪除自訂按鈕不會回頭清掉已經存在文字框內的內容。

Default template

設定為預設例稿。

預設例稿會影響之後同類型案件一開始帶入的完整正文與約款。三張實機圖依序標出整理內容、設定按鈕，以及需要比對內建文字時的操作位置。

若只是目前案件做到一半，請使用「暫存草稿」；不要把個案內容存成共用預設。

Manual gallery

手動切換，每張只說明一個動作；點擊畫面可看完整大圖。

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Default template · 01

先把正文整理成同類案件都能使用的版本

預設例稿會成為同類型新案件的起始內容，因此不能保留目前個案才有的資料。

  1. 01逐欄檢查法律行為、實際體驗、法條依據、闡明事項與強制執行文字。
  2. 02移除姓名、日期、地址、金額、暫記數字與只屬於本案的特殊事實。
  3. 03確認留下的內容適合之後每一筆同類型案件，再進入下一步。

Custom contract type

儲存為新契約類型。

新契約類型用來保存另一套可重複選用的完整版本。三張實機圖分別標出正文整理範圍、藍色儲存按鈕，以及儲存後選用新類型的位置。

「新增按鈕」只保存單一欄位常用句；這裡保存的是下方全部正文與約款。

Manual gallery

手動切換，每張只說明一個動作；點擊畫面可看完整大圖。

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Custom type · 01

先完成另一套會重複使用的完整正文與約款

新契約類型適合廠房租賃、特殊設備條款等獨立版本，不會取代一般類型的系統例稿。

  1. 01把下方所有正文與強制執行內容整理成可重複使用的完整版本。
  2. 02保留這個版本固定需要的條款，移除只屬於目前當事人的資料。
  3. 03逐欄核對完成後，再按儲存新類型。

Receipt · 06

收據先選繳款人，實收金額才會正確分攤

  1. 01回到案件最下方按「匯出收據」，勾選實際繳款人；不應出現在收據上的當事人要取消勾選。
  2. 02多位繳款人時，每張收據仍列完整收費明細與案件總計，實收欄則按人數分攤。
  3. 03確認匯出後，Excel 會為各繳款人建立分頁；啟用 PDF 留存版時也會同步產生可歸檔版本。

浣熊尾巴公證人管理系統實機畫面 · 點擊放大

Receipt output

選好繳款人後，再核對實際輸出的收據。

示範文件同時呈現客戶收執聯與公證人留存聯；案件總計維持全額，實收欄依勾選的繳款人數分攤。

Complete receipt

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Save scope

三個名稱很像，但其實是不同的功能。

01
暫存草稿

只屬於目前這一筆案件。做到一半可先保存，之後回到同案續編，不會改動其他案件。

02
設定為預設例稿

把目前文字設為未來同類型案件的起始內容。設定前必須移除本案姓名、日期、金額與特殊事實。

03
儲存為新契約類型

保存下方全部正文與約款為另一個可重複選用的完整版本，不會取代原本系統例稿。

刪除常用句

按藍色常用句按鈕最右側的小 ×；目前文字框內已帶入的內容不會跟著消失。

刪除自訂約款／類型

把滑鼠移到自訂項目，按右側或右上角 ×。內建約款與系統契約類型不能刪除。

取消自訂預設

按深色工具列中的「取消自訂預設」。只按「套用系統例稿」不等於刪除預設。

「新增按鈕」只保存單一欄位常用句；「儲存下方文字為新契約類型」保存整份版本。所有刪除動作都會先顯示確認視窗，請在確認前再核對名稱。

Actual output

示範文件展示。

封面、請求書、公證書與收據均由浣熊尾巴公證人管理系統實際輸出並轉成預覽圖；公證書可手動切換完整兩頁，點擊任一頁都能放大閱讀。

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卷宗封面

帶入案號、流水號、案由、日期、份數與請求人，作為紙本或電子卷宗的首頁。

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公證請求書

集中呈現當事人、案由、標的金額、強制執行摘要與交付份數，供正式核對。

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完整 2 頁 · 手動切換

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公證書

完整兩頁皆由編輯器中的稱謂、例稿與約款產出；第 1 頁刻意保留生日缺漏紅字，呈現輸出前防呆提醒，第 2 頁接續闡明、強制執行約款、簽章與作成資訊。

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繳費收據

同時保留客戶收執聯與公證人留存聯；多人繳款時，實收金額依勾選人數分攤。

Important

下方成品使用虛構姓名、示範證號、示範地址與電話。公證書刻意保留生日缺漏的紅字提醒，讓參觀者看見系統會把不完整資料明確標出；正式文件仍須由公證人依個案與原始文件完成最後審閱。

06

Scan & archive · Beta

掃描歸檔（測試中）

此功能目前仍在測試中，設計方向是把掃描器輸出的 PDF 或圖片依案件整理，嘗試銜接法院推動電子化卷宗的工作方向。它不是法院官方介接，也不代表輸出格式已獲法院認證；不確定的檔案會先留在待確認清單，由人員核對後再歸檔。

01

設定掃描收件匣

在「管理事務所」選擇影印機或掃描軟體固定輸出的資料夾，再開啟背景掃描與需要的 QR 歸檔設定。

02

列印掃描封面並放在第一頁

同一案件建議同批掃成一個 PDF，掃描封面放在第一頁，QR 保持完整、清楚且不要被印文遮住。

03

查看「掃描待確認」

封面不在第一頁、QR 不清楚或案件不明時，檔案會進待確認。預覽後選擇正確案件與文件類型，再執行歸檔。

04

整理電子卷宗

案件內的 PDF、JPG 與 PNG 可以調整順序或排除本次不需要的文件，再產生新版電子卷宗。

05

使用健康檢查確認流程

掃描健康檢查會確認收件匣、QR、自動歸檔、待確認清單與 Google Drive 完整卷宗備份狀態。

06

暫時不用時保持關閉即可

不設定掃描收件匣，或在「管理事務所」關閉背景掃描即可停用。案件、客戶、文件輸出、行事曆、報表與資料庫備份都能照常使用。

Important

測試期間請先用副本與少量案件驗證流程，保留原始掃描檔，並依法院最新的收件方式與格式要求人工檢查。關閉掃描歸檔不會影響浣熊尾巴公證人管理系統的其他功能。

07

Reports

月底或定期作業，從匯出中心集中完成

匯出中心把每月送法院的報表、繕本、年度抽查與事務所營運統計放在同一頁。選擇年份或月份即可依案件資料產出，不必再逐案複製到另一份 Excel。

點擊畫面可放大查看介面細節。

Accounting overview

會計營業統計，把件數與營收放在同一張圖看。

在匯出中心點「會計營業統計」，可切換年度與月份，查看年度營收、結案件數、平均每件收入、公證／認證分項與月份明細；需要核對時可再匯出 Excel。

點擊放大查看年度、月份、公證與認證的分項統計。

01

每月先匯出公認證月報表

選擇年份與月份，系統會依案件類型、日期、案號、費用與分類填入公證事件及認證事件工作表。開啟 Excel 抽查筆數與加總後即可準備送法院。

02

同月份產出繕本公文與封面

「公文與公認證繕影本」會一次產生繕本公文、公證書影本封面與認證書影本封面三個 Word 檔，並顯示公證與認證件數，減少月底逐案整理。

03

法院年度抽查時開啟電子簿冊

依抽查期間查看或匯出收件簿、公證登記簿、認證登記簿、閱覽登記簿、異議登記簿與洗錢防制特定交易事件登記簿，提供法院人員核對。

04

用會計營業統計掌握營運

主機端可按年度查看營業額、收件數量與案件分布，並匯出 Excel，方便事務所檢視收入與收件狀況；因包含營業資料，客機不開放查看。

05

處理更正與保存年限作業

匯出中心也提供更正處分書及年度應銷燬卷宗清單，讓例外文件與保存年限作業仍留在同一個入口。

06

輸出後抽樣核對

每次都應開啟產出的 Word 或 Excel，抽查期間、筆數、案號、當事人、金額與加總；有缺漏時先回案件修正並儲存，再重新輸出。

Important

報表內容取自案件資料。發現缺漏時，應先回到案件修正並儲存，再重新輸出報表。

08

Backup & safety

把資料庫、正式文件與完整卷宗分開確認

文件下載根目錄、資料庫自動備份與 Google Drive 完整卷宗備份是三項不同設定。分別確認，才能在移機、設備故障或日常還原時找到正確資料。

點擊畫面可放大查看介面細節。

01

資料庫自動備份

將備份資料夾設在 Google Drive 電腦版的同步路徑，選擇自動備份頻率，並定期手動執行一次確認備份成功。

02

正式文件下載位置

文件下載根目錄保存匯出的 Word、Excel 與 PDF；它不等同於資料庫備份，請依事務所檔案管理方式另行備份。

03

完整卷宗備份

如需將完成的電子卷宗同步到 Google Drive，需另外啟用卷宗備份、指定資料夾並用健康檢查確認缺漏。

04

需要還原時先確認備份日期

從備份檔還原會覆蓋目前資料。操作前先確認檔案日期、目前資料是否另有保存，並在所有使用者停止操作後進行。

Important

建議定期實際打開同步資料夾，確認備份檔存在且時間正確。只看到 Google Drive 圖示，不代表每一份資料都已同步完成。

09

Data review

檢查既有資料，找出主檔與案件差異

資料一致性檢查會比對客戶主檔與案件中保存的當事人快照，並另外提示證號檢核異常與疑似重複主檔。系統先列出差異，不會自行修改、合併或刪除資料。

01

執行資料一致性檢查

從「更多 → 資料一致性檢查」進入。系統會比對客戶主檔與案件內保存的當事人快照，並列出證號異常、資料差異或疑似重複主檔；檢查本身不會修改資料。

02

先分清楚三類結果

「案件快照不一致」表示案件內保存的資料與目前客戶主檔不同；「證號檢核異常」是格式或檢查碼需要人工確認；「疑似重複主檔」則只提示正規化後證號相同，不代表可以直接合併。

03

依原始證件確認哪一邊正確

查看姓名、證號、生日、電話或地址的差異來源，並以證件、契約或當時收件資料為準。不要只因主檔更新日期較新，就直接假設主檔一定正確。

04

確認後再同步案件快照

若客戶主檔是正確版本，可在案件當事人欄按「以主檔更新此欄」，或在檢查頁同步該客戶的差異案件。系統會再次顯示確認內容，取消時不會修改資料。

05

批次同步前先備份並抽查

需要一次處理多位客戶時，先完成資料庫備份，抽查幾位客戶與受影響案件，再勾選批次同步。證號異常與疑似重複主檔仍必須逐筆人工判斷。

06

修正後重新檢查

完成同步或人工修正後，按「重新檢查」確認差異數量已更新，再回到相關案件核對當事人資料與輸出文件；系統會保留同步的異動紀錄。

Important

一致性檢查是協助找出問題，不是替使用者判斷正確版本。只要資料來源不明，就先不要同步；請回到原始證件、契約或紙本卷宗確認。

10

Troubleshooting

遇到狀況時，先從這裡檢查

01預打案件後客人取消，案號怎麼處理？+

回到案件管理，將取消的預打案件移到垃圾桶，再另外新增案件。垃圾桶案件不參與下一號計算；如果取消案是目前最後一號，而且新案的年度、公證／認證類型及公證人字別相同，新案件就會取得原先的案號。這不會補中間缺號，也不會覆寫舊案件。

02按鈕反灰，無法新增或編輯+

先確認上方導覽列是否已選擇目前使用者。聯機版也可能是另一位使用者正在編輯同一案件或設定。

03匯出的文件不是最新內容+

回到案件頁確認畫面顯示已同步，先儲存案件，再重新開啟文件視窗並輸出。

04掃描檔沒有自動回到案件+

檢查掃描收件匣、背景掃描與 QR 設定，再到「掃描待確認」查看是否因封面位置、QR 清晰度或案件不明而等待人工確認。

05找不到下載完成的文件+

到「管理事務所 → 文件下載設定」確認下載根目錄、日期資料夾與案號資料夾設定。

06Google Drive 顯示有設定，但備份仍需注意+

開啟掃描或備份健康檢查，確認資料夾可讀取、Google Drive 電腦版正在同步，以及是否有完整卷宗尚未出現在備份資料夾。

07月報或登記簿有資料缺漏+

回到對應案件確認日期、案件類型、案號、狀態、當事人與費用，修正並儲存後，再重新選擇期間輸出。

08資料一致性檢查列出很多差異+

檢查不會自動修改資料。先依原始證件確認客戶主檔是否正確，再逐筆使用「以主檔更新此欄」；批次同步前先備份並抽查幾筆。

09同步案件快照後，檢查仍顯示差異+

先按「重新檢查」取得最新結果，再確認是否還有其他案件、其他欄位或正在編輯而尚未儲存的資料。若原始證件顯示案件快照才是正確版本，不要反覆用主檔覆蓋；應先修正客戶主檔，再重新檢查。

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